Polityka Prywatyności i informacja o plikach Cookies

1. Zakres

Niniejsza polityka ma zastosowanie do wszystkich pracowników w obrębie grupy Lantmännen, tj. w Lantmännen ek för oraz we wszystkich podmiotach prawnych, w których Lantmännen ek för posiada ponad 50% udziałów (zwanych w niniejszej Polityce „Lantmännen”).

2. Wprowadzenie i cel

Lantmännen zależy na zapewnieniu przetwarzania danych osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych oraz przechowywania ich zawsze w bezpieczny sposób, aby zapewnić integralność osobistą. Jest to zgodne z fundamentalnymi zasadami określonymi w Kodeksie postępowania Lantmännen. Celem niniejszej Polityki prywatności grupy (zwanej dalej „Polityką”) jest określenie szeregu podstawowych wymogów co do sposobu przetwarzania danych osobowych przez Lantmännen w celu zapewnienia integralności osób, których dane dotyczą. Wspomniane podstawowe wymogi znaleźć można w Punkcie 5.Niniejsza Polityka zawiera również informacje, jak Państwa dane osobowe są przetwarzane przez Lantmännen, gdy są Państwo pracownikiem lub współpracownikiem, jak również Państwa związane z tym prawa. Państwa umowa z Lantmännen zawiera odniesienie do niniejszej Polityki prywatności. Informacje dla Państwa znajdują się w Punkcie 6.

Do większości podmiotów prawnych w obrębie Lantmännen ma zastosowanie unijne ogólnerozporządzenie o ochronie danych (zwane dalej „RODO”), a zasady określone w niniejszej Polityce są na nim oparte. Jednakże należy również zapewnić przestrzeganie obowiązujących przepisów lokalnych oraz polityk przyjętych w Lantmännen, aby odzwierciedlić te przepisy.

Lantmännen oczekuje, że wszyscy pracownicy i współpracownicy przeczytają uważnie niniejszą Politykę. Oczekuje się, że pracownicy i menedżerowie, na których obowiązki ma wpływ niniejsza Polityka będą znali zasady ochrony danych w niej określone. Menedżerowie są odpowiedzialni za zapewnienie, że przetwarzanie danych osobowych w obszarze, za który są odpowiedzialni jest zgodne z niniejszą Polityką W razie pytań dotyczących Polityki, wymaganego sposobu przetwarzania danych osobowych w konkretnej sytuacji lub sposobu przetwarzania Państwa danych osobowych przez Lantmännen, prosimy o kontakt w pierwszym rzędzie ze swym Koordynatorem bezpieczeństwa Informacji OB / FG [Obszaru Biznesowego / Funkcji Grupy]. W innych przypadkach prosimy o kontakt z Inspektorem Ochrony Danych Grupy Lantmännen (Działem Zgodności Grupy).

3. Dodatkowe dokumenty regulacyjne

Lantmännen posiada dodatkowe dokumenty, które – podobnie jak niniejsza Polityka – regulują sposób przetwarzania przez nas danych osobowych. Dokumenty te uzupełniają niniejszą Politykę;są to:

  • Polityka Lantmännen w sprawie przetwarzania i przekazywania danych osobowych w obrębie grupy
  • Służy jako akt prawnie wiążący dla podmiotów Lantmännen na terenie UE/EOG,
  • gdy działają dla siebie nawzajem w charakterze podmiotów przetwarzających dane (zdefiniowanych w Punkcie 4).
  • Zapewnia odpowiednie zabezpieczenia w zakresie przekazywania danych osobowych przez podmioty Lantmännen z siedzibą na terenie UE/EOG do podmiotów Lantmännen poza UE/EOG.
  • •Zasady Lantmännen dotyczące RODO
  • Dokument ten opisuje, jak zarządzamy ochroną danych i przestrzeganiem RODO
  • w podmiotach Lantmännen z siedzibą na terenie UE/EOG.
  • • Polityka bezpieczeństwa informacji grupy Lantmännen
  • Opisuje zarządzanie przez Lantmännen informacjami oraz bezpieczeństwem informatycznym oraz określa role i zadania w tym obszarze.

4. Ważne pojęcia

Pojęcia kluczowe dla zrozumienia zasad ochrony danych:

Zgoda Osoba, której danej dotyczą wyraża zgodę na przetwarzanie jej danych osobowych w drodze jednoznacznej, potwierdzającej czynności, dokonanej dobrowolnie, wyraźnie, świadomie i jednoznacznie.

Administrator danych Podmiot prawny, który decyduje o celu i sposobie przetwarzania danych osobowych w danym przypadku.

Podmiot przetwarzający dane

Osoba fizyczna lub prawna, organ publiczny, jednostka lub inny podmiot, który przetwarza dane osobowe w imieniu administratora, nie zaś w celach własnych.

Inspektor ochrony danych

Osoba wyznaczona przez administratora danych lub podmiot przetwarzający dane w celu zapewnienia, że dane osobowe są przetwarzane w sposób prawidłowy i zgodny z prawem.

Osoba, której dane dotyczą

Żyjąca osoba fizyczna, której dane osobowe są przetwarzane, np. pracownicy i współpracownicy Lantmännen lub podmioty zewnętrzne takie jak klienci, dostawcy lub kontrahenci (lub ich pracownicy) lub osoby prywatne.

Ogólne rozporządzenie o ochronie danych; RODO

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.

Dane osobowe

Wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania żyjącej osobie fizycznej (możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można zidentyfikować bezpośrednio lub pośrednio, na podstawie innych informacji), np. imię i nazwisko, adres, data urodzenia, numer, pracownika, zdjęcia, adres IP, informacje o wykształceniu, szkoleniach, roli i wynagrodzeniu, dane o zdrowiu, lokalizacji geograficznej i przemieszczaniu się, działaniach w Internecie, preferencjach, wzorcach zachowań.

Przetwarzanie

Operacja lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych w sposób automatyzowany lub niezautomatyzowany, np. zbieranie, utrwalanie, organizowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, gromadzenie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie,rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie.

Szczególna kategoria danych osobowych

Dane osobowe ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych, dane genetyczne, dane biometryczne, dane dotyczące zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej osoby.

5. Zasady ochrony danych Lantmännen

5.1 Ograniczenie celu i zgodność z prawem przetwarzania

Lantmännen przetwarza dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych i wyłącznie w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach. Jeżeli przetwarzanie danych w danym przypadku wymaga uprzedniej zgody osoby, której dane dotyczą, Lantmännen uzyska tę zgodę przed przeprowadzeniem przetwarzania. Przy przetwarzaniu szczególnych kategorii danych osobowychosobistych numerów identyfikacyjnych oraz informacji o przestępstwie lub podejrzeniu popełnienia przestępstwa należy zachować  szczególne środki ostrożnościTe kategorie danych wymagają większej ochrony i podlegają ograniczeniom w  akresie tego, kiedy mogą być przetwarzane.

5.2 Minimalizacja danych oraz ograniczenie przechowywania

Lantmännen zbiera i przetwarza jedynie dane osobowe adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane, tj. zapewnia, że nie są zbierane i przetwarzane nadmierne dane. Ponadto Lantmännen zapewnia, że dane osobowe nie są przechowywane przez okres dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których są przetwarzane. Gdy cel zostanie osiągnięty, dane powinny być usuwane lub anonimizowane w sposób nieodwracalny.

5.3 Prawidłowość, integralność i poufność danych

Lantmännen stosuje odpowiednie sposoby zapewnienia prawidłowości i aktualności danych osobowych. Lantmännen zapewnia również stosowanie odpowiednich środków w zakresie integralności, poufności i bezpieczeństwa danych osobowych, w tym ochronę przed nieuprawnionym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przed przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem. W tym celu Lantmännen przyjęła Politykę bezpieczeństwa informacji grupy oraz procedury określające sposób, w jaki zarządzamy naszymi zadaniami w zakresie bezpieczeństwa informacji, w tym zasady takie jak domyślna ochrona danych („privacy by default”) oraz ochrona danych w fazie projektowania („privacy by design”). W razie naruszenia bezpieczeństwa, w przypadku którego dochodzi do przypadkowego lub niezgodnego z prawem zniszczenia, utracenia, zmodyfikowania, ujawnienia lub dostępu itp. Do danych osobowych, należy postępować zgodnie z Procesem zarządzania incydentami Lantmännen, który – na terenie EU/EOG – obejmuje zgłoszenie incydentu odpowiednim organom ochrony danych w terminie 72 godzin od wykrycia oraz w niektórych przypadkach poinformowanie odpowiednich osób, których dane dotyczą.

5.4 Przekazywanie danych na terenie i poza UE/EOG

Lantmännen przekazuje dane osobowe osobom z zewnątrz wyłącznie w prawnie uzasadnionym celu oraz po zapewnieniu dołożenia należytej staranności przez odbiorcę. Gdy Lantmännen korzysta z dostawcy, który działa w charakterze podmiotu przetwarzającego, RODO wymaga zawarcia z dostawcą umowy powierzenia przetwarzania danych (zwanej dalej„Umową Powierzenia”) w celu uregulowania przetwarzania przez niego danych w imieniu Lantmännen. W tym celu stosuje się wzór Umowy Powierzenia Lantmännen. Przekazanie danych osobowych przez podmiot Lantmännen z terenu UE/EOG do kraju poza UE/EOG (w tym dostęp z tego kraju do danych osobowych na terenie UE/EOG) jest zgodnie z RODO dozwolone wyłącznie w przypadku, gdy możemy zapewnić osiągnięcie w kraju trzecim odpowiedniego stopnia ochrony danych osobowych. Można to osiągnąć na przykład zawierając z odbiorcą w kraju trzecim tzw. umowę przekazania danych (zwaną dalej  Umową Przekazania”), chyba że istnieje inna podstawa prawna przekazania. Umowa Przekazania powinna zawierać standardowe klauzule umowne wydane przez Komisję Europejską dostępne na stronie https://ec.europa.eu/. Polityka Lantmännen w sprawie przetwarzania i przekazywania danych osobowych w obrębie grupy funkcjonuje jako Umowa Powierzenia, gdy podmioty Lantmännen na terenie UE/EOG działają w charakterze podmiotów przetwarzających dane dla siebie nawzajem. Funkcjonuje ona również jako Umowa Przekazania, gdy dane osobowe są przekazywane do podmiotów Lantmännen poza UE/EOG.

6. Przetwarzanie przez Lantmännen Państwa danych osobowych jako pracownika lub współpracownika

6.1 Wprowadzenie

W niniejszym Punkcie 6 Lantmännen wyjaśnia, jak Państwa dane osobowe są przetwarzane w przypadku, gdy są Państwo pracownikiem lub współpracownikiem Lantmännen. Jest dla nas ważne, aby byli Państwo pewni, że traktujemy ich dane osobowe z należytą starannością.

6.2 Jakie dane osobowe na Państwa temat przetwarzamy?

W trakcie Państwa zatrudnienia jako pracownika lub współpracownika możemy przetwarzać następujące  kategorie Państwa danych osobowych: • Imię i nazwisko, adres oraz inne dane kontaktowe, jak również dane kontaktowe Państwa osoby do kontaktów w nagłych przypadkach.• Osobisty numer identyfikacyjny, identyfikator Lant, numer rachunku bankowego, przynależność do związków zawodowych.• Informacje na temat Państwa zatrudnienia jako pracownika lub współpracownika (data zatrudnienia, status zatrudnienia, tytuł/stanowisko, miejsce pracy, dane płacowe, bonusy i świadczenia).• Dane na temat zdrowia i nieobecności. • Informacje o odbytych przez Państwa szkoleniach oraz poziomie wykształcenia.• Informacje na temat rozwoju Państwa kompetencji (tj. poziomy kompetencji, plany rozwojowe, cele, osiągnięcia i informacje na oceny rocznej Państwa wyników)• Nagrania audio i wideo (tam, gdzie mamy monitoring wizyjny ze względów bezpieczeństwa).• Informacje na temat korzystania przez Państwa z narzędzi pracy (komputera, telefonu, aplikacji poczty elektronicznej, Internetu, itp.) takie jak dzienniki połączeń, daneo korespondencji mailowej oraz o przeglądanych stronach internetowych, itp. Oraz informacje powiązane, takie jak adres IP, identyfikator użytkownika oraz pliki dziennika.• Informacje na temat podejrzeń naruszenia lub faktycznego naruszenia Kodeksu postępowania Lantmännen.

6.3 W jakich celach przetwarzamy Państwa dane osobowe?

Możemy używać Państwa dane osobowe w następujących celach:• Administrowanie i zarządzanie Państwa zatrudnieniem w charakterze pracownika lub doradcy, np. płace, emerytury, świadczenia, karty i ubezpieczenia.• Wykonanie umowy o pracę / umowy współpracy, jak również organizowanie, planowanie, zarządzanie i prowadzenie pracy w Lantmännen.• Spełnianie wymogów prawnych oraz wymogów układów zbiorowych.• Zapobieganie wypadkom i chorobom oraz dbałość o zdrowie pracowników.• Ułatwianie komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej oraz marketingu Lantmännen w drodze publikacji Państwa danych kontaktowych i (za Państwa zgodą) Państwa zdjęcia w Intranecie – Internie, Internecie oraz w materiałach marketingowych.• Zapewnianie wsparcia dla nowych pracowników w procesie adaptacji w firmie oraz szkoleń i administracja związana z tymi procesami.• Przeprowadzanie ocen rozwoju kompetencji oraz ocen wyników w celu zapewniania możliwości rozwoju zawodowego, zwiększania satysfakcji z pracy, kontroli realizacji celów oraz potencjalnego braku wyników.• Planowanie kadrowe, rozwój kompetencji i kariery oraz zaspokajanie zapotrzebowania na menedżerów/liderów.• Identyfikowanie obszarów ulepszeń w miejscu pracy.• Wypełnianie naszych ustawowych obowiązków, zarówno wobec Państwa jako pracownika lub konsultanta, jak i wobec organów oraz w celu obrony Lantmännen w razie roszczeń prawnych.• Monitorowanie korzystania z narzędzi i systemów pracy w celu zapewnienia prawidłowego dostępu do naszych systemów oraz używania urządzeń w sposób bezpieczny, zgodny z prawem i zgodny z naszymi wewnętrznymi zasadami polityki. Niektóre podmioty Lantmännen używają narzędzi programistycznych, które reagują i wszczynają alarm w przypadku niewłaściwego użycia urządzeń.Przeprowadzanie dochodzeń w razie podejrzenia oszustwa, innych przestępstw lub naruszenia naszego Kodeksu postępowania lub gdy jest to konieczne z uwagi na ryzyko dla bezpieczeństwa informacji (co może obejmować kontrolowanie rejestrów komputerowych oraz treści korespondencji mailowej).• Przeprowadzanie przeglądów wynagrodzenia kadry zarządzającej oraz monitorowanie polityki korzystania z samochodów służbowych.Analizowanie np. danych nt. wynagrodzeń i sporządzanie raportów i statystyk wewnętrznych.• Rozwój, testowanie, utrzymywanie i ulepszanie systemów informatycznych Lantmännen (dane są w tym przypadku używane pośrednio, np. przy przeprowadzaniu testów lub rozwiązywaniu problemów, gdy jest to konieczne).

6.4 Kiedy Państwa dane są usuwane?

Przetwarzane przez nas dane osobowe na Państwa temat będą usuwane w sposób ciągły. Ogólnie rzecz biorąc, Lantmännen nie ma powodów, by przechowywać dane osobowe pracownika lub współpracownika po zakończeniu stosunku prawnego pomiędzy Lantmännen a daną osobą. Jednak w przypadkach, gdy jest to wymagane prawem lub w celach administracyjnych, takich jak zarzadzanie emeryturami lub udzielanie referencji, konieczne jest przechowywanie danych nawet po rozwiązaniu tego stosunku.

6.5 Jaka jest podstawa prawna przetwarzania przez nas Państwa danych osobowych?

Przetwarzanie danych osobowych w obrębie Lantmännen jest w większości przypadków konieczne w celu administrowania i wykonywania zawartej z Państwem umowy lub z uwagi na wymogi prawa lokalnego lub umów zbiorowych. W przypadku przetwarzania szczególnych kategorii danych (np. informacji nt. zdrowia)  przetwarzanie jest konieczne w celu wykonywania naszych praw lub obowiązków w dziedzinie prawa pracy. Podstawą niektórych czynności przetwarzania realizowanych przez Lantmännen jest równoważenie interesów i w takim przypadku w naszym prawnie uzasadnionym interesie zwykle jest  rganizowanie, planowanie i prowadzenie pracy w Lantmännen oraz zarządzanie nią. W rzadkich przypadkach, gdy nasza czynność przetwarzania wymaga Państwa zgody, uzyskamy Państwa zgodę przed podjęciem tej czynności.

6.6 Komu ujawniamy Państwa dane osobowe?

Państwa dane osobowe mogą być podawane osobom pełniącym odpowiednie role w Lantmännen w celu prowadzenia, planowania i organizacji pracy. Państwa dane są niekiedy podawane spółkom spoza Lantmännen, takim jak dostawcy świadczący na rzecz Lantmännen usługi takie jak usługi komputerowe czy usługi związane ze świadczeniami pracowniczymi, ubezpieczeniami, doradztwem emerytalnym, itp. Będziemy również ujawniać Państwa dane organom, gdy wynikać to będzie z wymogu prawnego lub decyzji administracyjnej. W przypadku przekazywania Państwa danych spółkom zewnętrznym poza UE/EOG zapewnimy zastosowanie odpowiednich środków bezpieczeństwa (patrz Punkt 5.4).

 6.7 Państwa prawa zgodnie z obowiązującymi przepisami

Zgodnie z obowiązującymi przepisami w związku z przetwarzaniem przez Lantmännen Państwa danych osobowych przysługują Państwu pewne prawa. Są to:

  •  Prawo dostępu (tj. uzyskania wydruku Państwa przetwarzanych danych osobowych)
  • • Prawo do sprostowania (tj. poprawienia nieprawidłowych danych)
  • • Prawo do usunięcia danych, przysługujące głównie, gdy przetwarzanie wymaga Państwa zgody
  • • Prawo do ograniczenia przetwarzania
  • • Prawo do przenoszenia danych (tj. żądania przekazania udzielonych przez Państwa danych)
  • • Prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania

Mają Państwo również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, jeśli uznają, że Państwa dane osobowe są przetwarzane z naruszeniem obowiązujących przepisów o ochronie danych. Jeżeli będą  Państwo chcieli skorzystać z któregokolwiek z tych praw, prosimy o przesłanie pisemnego żądania w pierwszym rzędzie do swego Koordynatora Bezpieczeństwa Informacji OB. / FG, a w razie potrzeby do Inspektora Ochrony Danych Grupy (Działu Zgodności Grupy). 

7. Inspektor Ochrony Danych oraz Koordynator Bezpieczeństwa Informacji Lantmännen

Inspektor Ochrony Danych Grupy Lantmännen (IOD Grupy – Dział Zgodności Grupy) powołany dla Lantmännen Ek.för. zobowiązany jest w sposób niezależny monitorować i koordynować zarządzanie przez Lantmännen kwestiami ochrony danych oraz doradzać w tej sprawie. Pełniejszy opis roli IOD Grupy znaleźć można w Zasadach Lantmännen dotyczących RODO. Koordynatorzy Bezpieczeństwa Informacji Lantmännen (KBI), powołani w obrębie każdego Sektora/OB oraz dla Funkcji Grupy, zobowiązani są monitorować i ułatwiać zapewnianie zgodności w dziedzinie ochrony danych o prywatności w swych Sektorach/OB oraz Funkcjach Grupy. Powinni również działać w charakterze doradców w tej dziedzinie na rzecz swych Sektorów/OB oraz Funkcji Grupy. Dalsze informacje na temat IOD Grupy oraz KBI – patrz Zasady dotyczące RODO.

Zatwierdzone dnia 2018-05-07 Rada Dyrektorów grupy Lantmännen Per Olof Nyman Tove Cederborg Prezes i Dyrektor Naczelny Grupy Radca Prawny.

See all cookies here

Kontakt
Kontakt

 Lantmannen Unibake Poland Sp. z o.o.

Siedziba/Headquarter

ul. Unii Lubelskiej 1 

61-249 Poznań, Poland

Biuro / Visiting Address

Stanisławów Pierwszy

ul. Strużańska 10

05-126 Nieporęt, Poland 

 
22 772 42 54